ヘッドスパの予約をキャンセルしたいときは？連絡の3つのポイントと伝え方

予定していたヘッドスパの日に、急な仕事や体調の変化で行けなくなることは誰にでもあります。
そんなとき「どう連絡すればいいのか」「いつまでに伝えればいいのか」と迷う方も少なくありません。
そこでこの記事では、サロンの予約枠がどのように作られているかを、少しだけ裏側からご紹介します。
あわせて、キャンセルや日程変更を伝えるときの3つのポイントと、そのまま使える連絡の文例もまとめました。

サロンの予約枠はどう作られている？

施術時間と準備の時間をセットで確保している

ご予約が入ると、その時間はお客様おひとりのための枠になります。
ただし、確保しているのは施術の時間だけではありません。
例えばnidoneでは、施術のあとに30分の時間をとり、お部屋を整えて次の方をお迎えする準備をしています。
つまり、ひとつのご予約は「コースの時間＋準備の時間」でできているのです。

同じ時間のご希望はお断りしている

枠が埋まると、同じ時間帯にほかの方からご希望をいただいても、お受けすることができません。
そのため、ご予約の枠は「ほかの方にお断りをしたうえで空けている時間」でもあります。
特に週末は、ご希望が重なりやすい傾向があります。

セラピストの休憩も予約に合わせて組んでいる

また、セラピストはその日のご予約の流れを見ながら、自分の休憩の時間を決めています。
さらに当日は、カルテや事前にいただいたご要望を読み返してから、ブースを整えてお待ちしています。
「今日はどのあたりがお疲れかな」と考えながら準備する時間も、施術の一部だと考えているからです。

直前のキャンセル・無断キャンセルで起きること

直前に空いた枠は、ほとんど埋められない

予約の時間が近づくほど、空いた枠に次の方をお迎えするのは難しくなります。
当日の数時間前に空いても、その時間に来られる方を見つけるのは簡単ではありません。
そのため、直前のキャンセルでは、その枠はそのまま空いた時間になってしまいます。

連絡がないと、セラピストは待つことしかできない

一方で、ご連絡がないまま予約の時間を迎えた場合はどうでしょうか。
「少し遅れているだけかもしれない」と考え、セラピストは準備を整えたままお待ちします。
つまり、その枠はどなたにもお使いいただけないまま、セラピストは待機しているだけで終わってしまいます。
準備していた時間も、休憩を調整した時間も、使われずに過ぎていきます。

飲食店では年間約2000億円の損失という推計も

これはサロンに限った話ではありません。
例えば、経済産業省のWebマガジンでは、2018年にまとめられた飲食店の調査が紹介されています。
それによると、無断キャンセルによる被害額は推計で年間約2000億円にのぼるそうです。
同じ記事では、連絡がないと「遅れて来るかもしれない」と考えてほかのお客様を案内できない、という飲食店の事情にも触れています。
業種は違っても、予約の時間を空けて待つという構造は同じです。

キャンセル・変更の連絡で押さえたい3つのポイント

1）行けないとわかった時点で、すぐに連絡する

もっとも大切なのは、連絡のタイミングです。
「もしかしたら行けるかも」と迷っている間にも、予約の時間は近づいていきます。
そのため、行けない可能性が高いとわかった時点で、早めに伝えるのがおすすめです。
早いほど、空いた枠をほかの方にご案内できる可能性が高くなります。

2）名前・予約日時・用件の3つを伝える

次に、連絡の中身です。
お名前、ご予約の日時、キャンセルなのか変更なのか、の3つがあれば十分です。
理由をくわしく書く必要はありません。
むしろ、短くまとまっているほうが、サロン側もすぐに予約を確認できます。

3）日程変更なら、候補の日時を添える

また、日程を変えたい場合は、ご希望の候補日をいくつか添えておくとスムーズです。
やりとりの回数が減るので、新しい日時がすぐに決まりやすくなります。
ただし、サロンによっては直前の変更もキャンセルと同じ扱いになります。
そのため、事前にキャンセルポリシーを確認しておくと安心です。

遅れそうなときの連絡

遅刻も、わかった時点でひと言

電車の遅れや仕事の延長など、時間に間に合わないこともあります。
その場合も、遅れるとわかった時点で、到着の目安とあわせて伝えておくと安心です。
なぜなら、到着時間がわかれば、サロン側で施術の進め方を調整できるからです。

次の予約に影響するため、施術時間が短くなることも

とはいえ、サロンでは次の方のご予約が入っていることもあります。
そのため、遅れた分だけ施術の時間を短くして対応するサロンもあります。
nidoneでも、事前にご連絡をいただいた5〜14分の遅刻は、施術時間を短くしてご案内しています。
なお、この場合の料金はご予約時点のままとなります。

nidoneのキャンセルポリシー

キャンセル料がかかるタイミング

ここからは、nidoneのキャンセルポリシーをご紹介します。
お一人様のご利用では、当日のキャンセルにご予約料金の110%（うち10%は事務手数料）を頂戴しています。
また、お一人様で120分以上のコースと、ペア予約（2名様）の場合は、前日のキャンセルで110%、当日のキャンセルで130%となります。
ペア予約では、コース料金にペア予約料1,000円を加えた金額をもとに計算します。
さらに、日程変更の場合も、キャンセルと同じ扱いです。

無断キャンセル・遅刻の扱い

ご連絡がないままご予約時刻から5分を過ぎた場合は、無断キャンセルとして当日キャンセルと同じ扱いになります。
加えて、ご連絡をいただいた場合でも、ご予約時刻から15分以上過ぎた場合はキャンセルとしてのお取り扱いになります。
詳しくはご予約・キャンセルポリシーのページをご覧ください。

ご連絡は公式LINEから

キャンセルや日程変更、遅れのご連絡は、公式LINEからお送りください。
先ほどの3つのポイントをおさえた短いメッセージで大丈夫です。
予定が変わることも、体調がすぐれない日があることも、誰にでもあると思っています。
だからこそ、わかった時点でのひと言をお待ちしています。

キャンセル・変更のよくある質問

Q1. 連絡せずに行かなかった場合はどうなりますか？

nidoneでは、ご連絡がないままご予約時刻から5分を過ぎると、無断キャンセルの扱いになります。
その場合、当日キャンセルと同じキャンセル料が発生します。

Q2. いつまでに連絡すればキャンセル料はかかりませんか？

お一人様で120分未満のコースなら、前日までのご連絡であればキャンセル料はかかりません。
一方で、お一人様の120分以上のコースとペア予約は、前日からキャンセル料の対象になります。
そのため、前々日までにご連絡ください。

Q3. 当日、体調が悪くなったときはどうすればいいですか？

当日のキャンセルは、ポリシーに沿ってキャンセル料の対象になります。
ただし、体調がすぐれないときは無理をせず、わかった時点でご連絡ください。
無理をしてご来店いただくより、体を休めることを優先していただきたいと考えています。

Q4. 日程変更でもキャンセル料はかかりますか？

はい、日程変更もキャンセルと同じ扱いです。
つまり、お一人様の120分未満のコースなら当日、120分以上のコースとペア予約なら前日からが対象です。
変更がわかった時点で、早めにご相談ください。

Q5. 電話で連絡してもいいですか？

nidoneのお電話は留守番電話で公式LINEをご案内しているため、ご連絡は公式LINEからお願いしています。
メッセージであれば記録が残り、日時の行き違いも防げます。

まとめ：わかった時点のひと言が、次の誰かの時間になる

サロンの予約枠は、施術の時間と準備の時間を合わせて、お一人のために確保しています。
そのため、連絡がないまま時間が過ぎると、その枠は誰にも使われずに終わってしまいます。
反対に、早めのひと言があれば、空いた時間をほかの方へつなげられる可能性が生まれます。
行けないとわかった時点ですぐに、名前と日時と用件を、変更なら候補日も添えて伝えてみてください。
いつもご連絡をくださる皆さま、ありがとうございます。
nidoneは、これからもお一人おひとりのための時間を整えてお待ちしています。

参考リンク：
・無断キャンセルが引き起こす負のスパイラル／経済産業省 METI Journal ONLINE

この記事を書いた人

森田（Dry shampoo Spa nidone チーフセラピスト）

森の中のような空間で、心と身体の疲れにそっと寄り添う施術を行っています。
筋膜リリースや頭蓋骨アプローチを取り入れたドライヘッドスパを専門とし、
眼精疲労・不眠・自律神経の乱れなど、慢性的な不調にお悩みの方に向けて、日々施術を担当。
これまでにのべ8,000人以上のお客様を担当し、「記憶がないほど眠れた」「視界がクリアになった」といったお声を多数いただいています。
セラピスト向けの講習会や技術指導にも携わり、確かな経験と理論に基づいた施術を大切にしています。
お客様一人ひとりに合わせたケアを、感覚と知識の両面からご提供しています。